Attendance Office / Reporting an absence: (805) 284-9691

DOS PUEBLOS ATTENDANCE POLICY & PROCEDURES

Attendance Office: (805) 284-9691

 

ATTENDANCE PROTOCOLS

We thank our students and parents for their cooperation with the following protocols. 

Reporting an Absence 

  • Call 805-284-9691 or email dphs_attendanceoffice@sbunified.org prior to your student’s absence

  • Provide your name & relationship to student, your student’s name, ID number, grade, date/periods of absence, and reason for absence(s)

  • You have 3 days to clear an absence before it becomes a truancy/unexcused absence. 

Arriving Late

  • If an excused tardy (appointment, ill, etc.) students are to sign in at the attendance office with a parent/doctor note or have a parent call in prior to student arriving. Students will receive an excused tardy slip and be sent to class. 

  • If an unexcused tardy, students are to go directly to class. 

Scheduled Appointments

  • Please give the attendance office a 2 hour notice prior to picking up your student. 

  • Your student must pick up a green dismissal slip from the attendance office to show their teacher prior to leaving early 

Attendance Error

  • In case of teacher error your student needs to acquire an attendance change form from the Attendance office, get the teacher’s signature for the dates in error, and return to the attendance office. You have 3 days to correct an error 

Religious Observations

  • Please Call 805-284-9691 or email dphs_attendanceoffice@sbunified.org prior to the date they will miss. Provide student’s name, date of absence, and the religious holiday they will be observing. 

Extenuating Circumstance

  • If your student is experiencing a significant physical or mental health challenge that will keep them out of school for more than 14 days this school year, have their physician fill out a Chronic Illness Form, and submit to the Attendance Office. 

Planned Vacations

  • Going out of town is not a legal excuse for an absence

  • Student/family may request a Short Term Independent Study Contract (3-14 consecutive days) via their school counselor 2 weeks prior to the planned absence

  • Student is encouraged to communicate directly with their teachers on all work/assessments that will need to be completed before/during/after their absence

 

ATTENDANCE CODES

Excused Absences (Valid Excuses per Ed Code)

I:  Illness, parent verified

M: Medical Appointment parent/doctor verified

H: Guidance (school counselor appointment)

V: School verified activity (field trip, athletic competition, etc.) 

X: Bereavement

Y: Tardy Excused

*If your student is absent due to religious holidays, please let us know so we can code/excuse properly

Unexcused (Unverified)

T- Tardy

F - Tardy Truant (over 30 minutes late, unexcused)

A: Unverified absence (after 3 days turns to U)

U: Truancy

 

O: Other - parent notified us of absence, student out of town, etc. 

  • While verified, as you have notified the attendance office for the reason of your student’s absence, however, they are not excused absences as per the State of California Education Code. Trips that exceed 3 days need school notification 2 weeks prior to absence for approval. 

 

See DPHS Parent Attendance Letter here for more information on attendance policies and procedures. 

DPHS ATTENDANCE OFFICE 

805-284-9691 o  dphs_attendanceoffice@sbunified.org

 

POLÍTICAS DE ASISTENCIA 

Informar de una ausencia
  • Llame al 805-284-9691 o envíe un correo electrónico a dphs_attendanceoffice@sbunified.org antes de la ausencia de su estudiante.

  • Proporcione su nombre, el nombre de su estudiante, fecha/períodos de ausencia, y la razón de ausencia(s)

  • Usted tiene 3 días para aclarar una ausencia antes de que se convierta en una ausencia injustificada.

Tardanzas

  • Si un estudiante llega tarde con justificación (cita, enfermo, etc.) debe firmar en la oficina de asistencia con una nota del padre/médico o hacer que un padre llame antes de que el estudiante llegue. Los estudiantes recibirán una boleta de tardanza justificada y serán enviados a clase. 

  • Si es una tardanza injustificada, los estudiantes deben ir directamente a clase.

Citas programadas
  • Por favor avise a la oficina de asistencia con 2 horas de anticipación antes de recoger a su estudiante. 

  • Su estudiante debe recoger una hoja verde de salida de la oficina de asistencia para presentar a su maestro al salir temprano.

Correcciones de asistencia

  • En caso de error del profesor, su estudiante necesita adquirir una media hoja de cambio de asistencia de la oficina de asistencia, obtener la firma del profesor para las fechas en error, y volver a la oficina de asistencia. Tiene tres días para corregir un error

Observaciones Religiosas

  • Por favor llame al 805-284-9691 o envíe un correo electrónico a dphs_attendanceoffice@sbunified.org antes de la fecha en que faltarán. Proporcione el nombre del estudiante, la fecha de la ausencia, y el día de fiesta religioso que ellos observarán. 

Circunstancias atenuantes

  • Si su estudiante está experimentando un desafío significativo de salud física o mental que lo mantendrá fuera de la escuela por más de 14 días este año escolar, haga que su médico llene un  Formulario de Enfermedad Crónica,  y entréguese a la Oficina de Asistencia.  

Vacaciones planificadas

  • Recordatorio, salir de la ciudad no es una excusa legal para una ausencia

  • El estudiante/familia puede solicitar un Contrato de Estudio Independiente de Corto Plazo (3-14 días consecutivos) a través de su consejero escolar 2 semanas antes de la ausencia planeada.

  • Se anima al estudiante a comunicarse directamente con sus maestros sobre todo trabajo/evaluaciones que necesitará completar antes/durante/después de su ausencia.


 

See DPHS Parent Attendance Letter here for more information on attendance policies and procedures.

 

Códigos de asistencia 

Ausencias justificadas

I: Enfermedad, verificada por los padres

M: Cita médica verificada por los padres/el médico

H: Cita de orientación (consejero escolar)

V: Actividad verificada por la escuela (excursión, competición deportiva, etc.)

*Si su estudiante se toma el día libre por motivos religiosos, por favor háganoslo saber para que podamos codificar/excusar adecuadamente

 

Sin excusa (Verificado)

O: Otro - el padre nos notificó de la ausencia, el estudiante fuera de la ciudad, etc.

  • Son verificadas, ya que usted ha notificado a la oficina de asistencia la razón de la ausencia de su estudiante, sin embargo, no son ausencias justificadas según el Código de Educación del Estado de California. Los viajes que exceden 3 días necesitan la notificación de la escuela dos semanas antes de la ausencia para la aprobación de la escuela.

Sin excusa (sin verificar)

 

A: Ausente (No llamado por el padre/tutor), después de 3 días se convierte en una U

U: Absentismo escolar 

T: Tarde

F: Tardanza (el estudiante llegó tarde más de 30 minutos a clase)

 

Más información aquí.